Thông thường, trong quá trình hoạt động, mỗi cơ quan nhà nước có thể tạo ra, nhận được và lưu giữ rất nhiều loại thông tin chứa đựng trong các hồ sơ, tài liệu. Đó có thể là các tài liệu do chính cơ quan đó tạo ra, hoặc nhận được từ các cơ quan, tổ chức, cá nhân khác gửi tới để trao đổi thông tin, yêu cầu giải quyết công việc hoặc để triển khai thực hiện một nhiệm vụ cụ thể. Để xác định chính xác nội hàm của khái niệm “thông tin do cơ quan nhà nước tạo ra”, đồng thời gắn liền với trách nhiệm bảo đảm thông tin đó thuộc về cơ quan nhà nước và cơ quan đó có trách nhiệm bảo đảm tính chính xác, chính thức của thông tin do mình tạo ra, Luật khẳng định thông tin đó là tin, dữ liệu được tạo ra trong quá trình cơ quan nhà nước thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn theo quy định của pháp luật và phải được người có thẩm quyền của cơ quan nhà nước đó ký, đóng dấu hoặc xác nhận bằng văn bản. Việc ký, đóng dấu thể hiện rõ hồ sơ, tài liệu, văn bản đó đã được cơ quan nhà nước cụ thể ban hành chính thức, ví dụ: các quyết định phê duyệt danh mục đầu tư, kế hoạch, chiến lược đã được ban hành, có ký tên, đóng dấu của cấp có thẩm quyền.

Ngoài ra, quy định này còn nhằm phân biệt với các trường hợp thông tin do cơ quan nhà nước trao đổi, trả lời kiến nghị, hỏi đáp của công dân về một vấn đề cụ thể liên quan tới lĩnh vực quản lý, chức năng, nhiệm vụ của cơ quan đó, ví dụ: nội dung hướng dẫn về thủ tục đăng ký kết hôn có yếu tố nước ngoài, về nhận nuôi con nuôi, về cho thôi quốc tịch... Đây là trường hợp cơ quan nhà nước trả lời phản ánh, kiến nghị của công dân và để trả lời được thì cơ quan đó phải nghiên cứu các quy định của văn bản pháp luật cụ thể và tổng hợp thành nội dung để gửi tới công dân, nội dung trả lời đó không thuộc nội hàm của khái niệm “thông tin do cơ quan nhà nước tạo ra” tại Luật tiếp cận thông tin.