Một là: trong trường hợp người khiếu nại là người chưa thành niên, người bị bệnh tâm thần hoặc mắc bệnh khác mà không thể nhận thức, làm chủ được hành vi của mình thì cha, mẹ, vợ, chồng, con, anh, chị, em ruột có năng lực hành vi dân sự đầy đủ hoặc người giám hộ là người đại diện để thực hiện việc khiếu nại; nếu không có người đại diện thì Mặt trận Tổ quốc Việt Nam xã, phường, thị trấn nơi người đó cư trú cử người đại diện để thực hiện việc khiếu nại;
Khi thực hiện việc khiếu nại, người đại diện phải có giấy tờ hoặc xác nhận của Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn nơi người khiếu nại cư trú để chứng minh với cơ quan nhà nước có thẩm quyền về việc đại diện hợp pháp của mình;
Trong trường hợp Mặt trận Tổ quốc Việt Nam xã, phường, thị trấn cử người đại diện để khiếu nại thì phải có văn bản nêu rõ lý do, trách nhiệm của người đại diện;
Người đại diện có các quyền và nghĩa vụ của người khiếu nại theo quy định của Luật Khiếu nại, tố cáo và Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Khiếu nại, tố cáo năm 2005.
Hai là: trường hợp người khiếu nại ốm đau, già yếu, có nhược điểm về thể chất hoặc vì lý do khách quan khác mà không thể tự mình khiếu nại thì được ủy quyền cho cha, mẹ, vợ, chồng, con đã thành niên, anh, chị, em ruột hoặc người khác có năng lực hành vi dân sự đầy đủ để thực hiện việc khiếu nại. Người được ủy quyền chỉ thực hiện việc khiếu nại theo đúng nội dung được uỷ quyền.
Việc ủy quyền phải bằng văn bản và phải có xác nhận của Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn nơi người uỷ quyền cư trú.
Như vậy, theo quy định tại Nghị định số 136/2006/NĐ-CP thì Ủy ban nhân dân cấp xã nơi người khiếu nại cư trú (đối với trường hợp 1) có trách nhiệm xác nhận chứng minh với cơ quan nhà nước có thẩm quyền về việc đai diện hợp pháp; Ủy ban nhân dân cấp xã nơi người uỷ quyền cư trú (đối với trường hợp thứ hai) có trách nhiệm xác nhận việc uỷ quyền khiếu nại. Khi công dân đề nghị xác nhận thì Ủy ban nhân dân cấp xã cần làm như sau:
- Trường hợp thứ nhất: xác định xem người được đại diện (người khiếu nại) có cư trú tại địa phương mình không? có đúng là người chưa thành niên, người bị bệnh tâm thần hoặc mắc bệnh khác mà không thể nhận thức, làm chủ được hành vi của mình hay không? Xác định người đại diện có phải là người đại diện hợp pháp theo quy định pháp luật không?
Trường hợp thứ hai: xác nhận người uỷ quyền hoặc người được ủy quyền cư trú tại địa phương của mình không? -Xác định xem người ủy quyền có đúng là do ốm đau, già yếu, có nhược điểm về thể chất mà không thể tự mình thực hiện việc khiếu nại hay không? Đồng thời xác định xem người được ủy quyền có đúng là cha, mẹ, vợ, chồng, con, anh, chị, em ruột của người ủy quyền không? Có đủ năng lực hành vi không? Xem nội dung văn bản ủy quyền được lập đã đúng thể thức chưa ?
Nếu như các điều kiện trên có đủ thì Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện việc xác nhận vào văn bản của công dân.